Allgemeine Geschäftsbedingungen

    § 1 Geltungsbereich

    Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge zwischen der Gordian Braun Ventures UG (haftungsbeschränkt), Hermann-Löns-Weg 4, 74388 Talheim, registriert beim Amtsgericht Stuttgart unter HRB 799574 (nachfolgend „Patientloop" oder „Anbieter") und dem Kunden über die Nutzung der Patientloop-Softwareplattform (nachfolgend „Software", „Dienst" oder „Leistung").

    Der Anbieter wird von Gordian Braun vertreten. Diese AGB regeln die Nutzung der cloudgestützten Patientenverwaltungssoftware, die speziell für private medizinische Praxen in der Bundesrepublik Deutschland entwickelt wurde und deren Betrieb auf Servern innerhalb der Europäischen Union erfolgt.

    § 2 Vertragsgegenstand

    Patientloop stellt dem Kunden eine cloudbasierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung zur Verfügung, die speziell für die digitale Verwaltung von privaten Arztpraxen entwickelt wurde. Die Plattform dient der elektronischen Unterstützung von Patientenverwaltung, Terminorganisation, Patientenkommunikation und Dokumentation. Die Leistungen sind an den DSGVO und den besonderen Anforderungen des Datenschutzes im Gesundheitsbereich gebunden.

    Der Anbieter gewährleistet, dass alle Daten auf Servern innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert werden. Die Software wird als cloudbasierte Lösung ohne separate Installation auf den Systemen des Kunden bereitgestellt.

    § 3 Vertragsschluss und Registrierung

    Der Vertrag kommt durch folgende Schritte zustande: (1) Der Kunde registriert sich auf der Website oder mobilen Anwendung von Patientloop und gibt die erforderlichen Daten ein; (2) Der Kunde erhält eine Bestätigungsnachricht mit den Vertragsbedingungen; (3) Durch die Aktivierung des Kontos und die Zustimmung zu diesen AGB akzeptiert der Kunde die Vertragsbedingungen; (4) Der Anbieter bestätigt die Registrierung in Textform.

    Patientloop kann die Registrierung ablehnen, wenn der Kunde offensichtlich nicht berechtigt ist, eine medizinische Praxis zu betreiben, oder wenn die erforderlichen Angaben unvollständig sind. Eine kostenlose Testphase von bis zu 14 Tagen kann dem Kunden gewährt werden, um die Software zu evaluieren. Nach Ablauf der Testphase wird der Zugriff eingeschränkt, bis der Kunde einen bezahlten Plan auswählt und die Zahlungsinformationen bereitstellt.

    § 4 Leistungsumfang

    Die Patientloop-Software umfasst folgende wesentliche Funktionen und Leistungen:

    • Patientenverwaltung (Patient Management System): Digitale Speicherung von Patientendaten, einschließlich Kontaktinformationen, Krankengeschichte, Unverträglichkeiten und Notizen des Arztes
    • Online-Terminbuchung (Appointment Booking): Automatisierte Verwaltung von Arztterminen, Verfügbarkeitskalender und Patientenanfragen
    • E-Mail- und SMS-Erinnerungen (Automated Reminders): Automatische Benachrichtigungen für Patienten über anstehende Termine und medizinische Aufgaben
    • Digitale Patientenformulare (Digital Patient Intake Forms): Elektronische Erfassungsformulare für neue Patienten und vor Untersuchungen
    • Digitale Kommunikation (Secure Messaging): Geschützte Kommunikation zwischen Arzt und Patient sowie sichere Dateiübertragung

    Der genaue Funktionsumfang richtet sich nach dem gewählten Abonnementplan. Patientloop behält sich das Recht vor, Funktionen zu ergänzen, zu modifizieren oder zu entfernen, sofern dies die grundlegenden Funktionen nicht beeinträchtigt und der Kunde angemessen benachrichtigt wird. Aktualisierungen und Verbesserungen werden regelmäßig durchgeführt und dem Kunden ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung gestellt.

    § 5 Pflichten des Kunden

    Der Kunde verpflichtet sich zur ordnungsgemäßen Nutzung der Software und trägt folgende Verantwortungen:

    • Datengenauigkeit: Der Kunde garantiert, dass alle eingegebenen Patientendaten wahrheitsgemäß und aktuell sind und sämtliche erforderlichen Einverständniserklärungen der Patienten vorliegen.
    • Zugriffsschutz: Der Kunde ist verantwortlich für die Geheimhaltung von Passwörtern und Zugangsdaten und muss diese vor unbefugtem Zugriff schützen. Jede Aktivität unter den Zugangsdaten des Kunden wird dem Kunden zugerechnet.
    • Einhaltung medizinischer Vorschriften: Der Kunde verpflichtet sich, sämtliche geltenden Vorschriften der kassenärztlichen Vereinigung, Berufsordnungen und Gesetze (insbesondere ärztliche Standesgesetze) einzuhalten und die Software nur gemäß ihrem bestimmungsgemäßen Gebrauch zu nutzen.
    • Keine Missbräuche: Der Kunde darf die Software nicht für rechtswidrige Zwecke, zur Belästigung von Patienten, zur Verbreitung von Malware oder zu sonstigen schädlichen Aktivitäten nutzen.
    • Backup und Datensicherung: Der Kunde wird empfohlen, regelmäßig Backups seiner Daten zu erstellen, obwohl der Anbieter Sicherungsmechanismen bereitstellt.
    • Compliance: Der Kunde ist verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzgesetze und medizinischen Regulierungen und trägt die Verantwortung für die Gewährleistung, dass die Nutzung der Software alle lokalen und nationalen Bestimmungen einhält.

    § 6 Vergütung und Zahlung

    Die Vergütung richtet sich nach dem vom Kunden gewählten Abonnementplan. Die Preise werden auf der Website von Patientloop veröffentlicht und sind in Euro angegeben. Alle Preise sind zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer).

    Zahlungsmodalitäten: Die Abrechnung erfolgt je nach gewähltem Plan monatlich im Voraus oder jährlich im Voraus. Die Zahlung ist zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung fällig und wird automatisch von der beim Abschluss hinterlegten Zahlungsmethode eingezogen. Rechnungen werden dem Kunden per E-Mail zur Verfügung gestellt.

    Zahlungsmittel: Patientloop akzeptiert Standard-Zahlungsmethoden wie Kreditkarte, Banküberweisung und weitere digital verfügbare Zahlungsverfahren. Bei fehlgeschlagenen Zahlungen wird der Kunde benachrichtigt. Sollte eine Zahlung 30 Tage überfällig sein, behält sich Patientloop das Recht vor, den Zugriff auf die Software zu sperren, bis die Zahlung geleistet wird.

    Preisanpassungen: Patientloop behält sich das Recht vor, die Preise mit einer Mindestfrist von 30 Tagen zu erhöhen. Der Kunde kann seinen Vertrag kündigen, wenn er einer Preiserhöhung nicht zustimmt.

    § 7 Verfügbarkeit und Wartung

    Patientloop strebt eine Verfügbarkeit der Software von mindestens 99,5 % pro Monat an, gemessen an den betrieblichen Stunden von Montag bis Freitag von 08:00 bis 18:00 Uhr Mitteleuropäischer Zeit (CET). Diese Quote schließt planmäßige Wartungsfenster und höhere Gewalt aus.

    Geplante Wartungen: Patientloop führt regelmäßig Wartungsarbeiten durch, um die Sicherheit, Leistung und Funktionalität der Software zu gewährleisten. Geplante Wartungen werden dem Kunden mindestens 48 Stunden im Voraus per E-Mail oder über das Kundendashboard angekündigt. Patientloop bemüht sich, Wartungsarbeiten außerhalb der regulären Geschäftszeiten (nach 18:00 Uhr CET) durchzuführen, kann dies aber nicht in jedem Fall garantieren.

    Ungeplante Ausfallzeiten: Bei ungeplanten Ausfallzeiten aufgrund von technischen Problemen, Sicherheitsvorfällen oder Naturkatastrophen wird Patientloop angemessene Anstrengungen unternehmen, um die Software wiederherzustellen. Der Kundensupport wird über den Status informiert gehalten.

    Verfügbarkeitsguthaben: Sollte die Verfügbarkeit unter 99,5 % pro Monat fallen (außer bei geplanten Wartungen), kann der Kunde eine Gutschrift von 5 % der monatlichen Gebühren pro angefangener Stunde Ausfallzeit beantragen, maximal 30 % pro Monat.

    § 8 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

    Patientloop verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden und der Patienten des Kunden ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Datenverarbeitung ist auf die erforderlichen Daten beschränkt.

    Rollen und Verantwortlichkeiten: Der Kunde ist als Verantwortlicher (Controller) im Sinne der DSGVO für die in der Patientloop-Software gespeicherten und verarbeiteten personenbezogenen Daten zuständig. Patientloop fungiert als Auftragsverarbeiter (Processor). Der Kunde ist verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, einschließlich der Beschaffung aller erforderlichen Patienteneinwilligungen.

    Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Patientloop wird mit dem Kunden einen separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Artikel 28 DSGVO abschließen. Dieser AVV regelt die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten und ist integraler Bestandteil dieses Vertrags.

    Datenschutzerklärung: Die detaillierten Datenschutzbestimmungen sind in der Datenschutzerklärung von Patientloop verfügbar, die auf der Website einsehbar ist.

    Datensicherheit: Patientloop implementiert angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, einschließlich Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, regelmäßiger Sicherheitsprüfungen und Mitarbeiterschulungen. Die Software wird auf Servern in der Europäischen Union gehostet.

    § 9 Geheimhaltung und Vertraulichkeit

    Beide Parteien verpflichten sich zur Geheimhaltung von vertraulichen Informationen, die sie im Zusammenhang mit diesem Vertrag erhalten. Diese Verpflichtung besteht nicht für Informationen, die:

    • Öffentlich bekannt sind oder werden, ohne dass eine Partei dagegen Stellung nehmen kann
    • Der empfangenden Partei vor der Offenlegung bereits bekannt waren
    • Von einem Dritten auf rechtmäßigem Wege erhalten wurden, ohne dass eine Geheimhaltungsverpflichtung bestand
    • Von der empfangenden Partei unabhängig entwickelt wurden, ohne Rückgriff auf die vertraulichen Informationen

    Patientloop garantiert, dass die Patientendaten des Kunden vertraulich behandelt werden und nur für die Erbringung der vereinbarten Dienstleistungen verwendet werden. Patientloop wird personenbezogene Daten nicht an Dritte weitergeben, außer wenn gesetzlich erforderlich oder mit Zustimmung des Kunden.

    § 10 Gewährleistung

    Leistungszusage: Patientloop garantiert, dass die Software in Übereinstimmung mit der beschriebenen Funktionalität bereitgestellt wird und die vereinbarten Leistungen in angemessener Qualität erbracht werden.

    Fehlerhafte Software: Sollte die Software fehlerhaft sein, wird Patientloop in angemessener Zeit bemüht, diese Fehler zu beheben. Der Kunde muss Fehler dem Kundensupport melden. Patientloop wird eine angemessene Lösung anbieten, einschließlich Fehlerbehebung, Workaround oder Refund, je nach Schweregrad und Art des Fehlers.

    Ausschluss von Gewährleistung: Patientloop übernimmt keine Gewährleistung für (a) Fehler, die sich aus einer unsachgemäßen Verwendung der Software ergeben; (b) Fehler, die sich aus Änderungen an der Software ergeben, die nicht von Patientloop vorgenommen wurden; (c) Fehler, die aufgrund von Hardwareproblemen oder Netzwerkproblemen beim Kunden auftreten.

    § 11 Haftung

    Unbeschränkte Haftung: Patientloop haftet unbeschränkt für Schäden aus:

    • Verletzung des Lebens, Körpers oder der Gesundheit einer Person aufgrund einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung des Anbieters
    • Vorsätzliche oder grobe fahrlässige Pflichtverletzungen des Anbieters oder seiner gesetzlichen Vertreter
    • Garantien, die der Anbieter ausdrücklich abgegeben hat
    • Datenverlust aufgrund fahrlässiger Sicherheitsmaßnahmen durch den Anbieter

    Haftungsbeschränkung: Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters auf den Betrag begrenzt, den der Kunde im Laufe der 12 Monate vor Eintritt des Schadensfalls insgesamt an Gebühren gezahlt hat, maximal jedoch auf 10.000 Euro.

    Ausschluss von Haftung: Patientloop haftet nicht für folgende Schäden:

    • Entgangener Gewinn, Betriebsunterbrechung oder sonstige mittelbare Schäden
    • Schäden, die durch höhere Gewalt, Naturkatastrophen oder Ereignisse außerhalb der Kontrolle von Patientloop entstehen
    • Schäden, die durch Handlungen oder Versäumnisse des Kunden, einschließlich unsachgemäße Verwendung der Software, entstehen
    • Schäden aufgrund von Sicherheitsverletzungen durch Dritte (z.B. Hacking), sofern dies nicht auf fahrlässige Sicherheitsmaßnahmen von Patientloop zurückzuführen ist

    § 12 Laufzeit und Kündigung

    Vertragslaufzeit: Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und beginnt mit der Bestätigung der Registrierung. Der Vertrag läuft über den von der Partei gewählten Abrechnungszeitraum (monatlich oder jährlich).

    Kündigung durch den Kunden: Der Kunde kann seinen Vertrag jederzeit mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums in schriftlicher Form (E-Mail oder über das Kundenkonto) kündigen. Die Kündigung wird mit dem Datum des letzten Abrechnungszeitraums wirksam. Nach Kündigung hat der Kunde keinen Anspruch auf Rückerstattung gezahlter Gebühren für den laufenden Abrechnungszeitraum.

    Kündigung durch Patientloop: Patientloop kann den Vertrag mit einer Frist von 90 Tagen zum Ende eines Abrechnungszeitraums kündigen, wenn der Kunde drei Monate oder länger in Zahlungsverzug ist oder gegen wesentliche Bestimmungen dieser AGB oder des AVV verstößt und den Verstoß nicht innerhalb von 30 Tagen nach schriftlicher Abmahnung behebt.

    Sofortige Kündigung: Beide Parteien können den Vertrag sofort ohne Frist kündigen, wenn die andere Partei insolvenz wird oder wenn ein Material Breach vorliegt, der nicht innerhalb von 10 Tagen nach schriftlicher Benachrichtigung behoben wird.

    Datenexport nach Beendigung: Nach Kündigung des Vertrags kann der Kunde seine Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen exportieren. Danach werden alle Daten des Kunden unwiederbringlich gelöscht, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

    § 13 Änderungen der AGB

    Patientloop behält sich das Recht vor, diese AGB jederzeit zu ändern oder zu ergänzen. Änderungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail mitgeteilt. Wenn der Kunde mit den Änderungen nicht einverstanden ist, kann er seinen Vertrag innerhalb dieser 30-Tage-Frist kündigen. Die Fortnutzung der Software nach Ablauf der 30-Tage-Frist gilt als Annahme der geänderten AGB.

    Ausnahme: Unwesentliche Änderungen (z.B. Bugfixes, Sicherheitspatches, kostenlose Funktionserweiterungen) können ohne vorherige Ankündigung vorgenommen werden.

    § 14 Schlussbestimmungen

    Anwendbares Recht: Dieser Vertrag unterliegt den Gesetzen der Bundesrepublik Deutschland, insbesondere dem BGB, unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

    Gerichtsstand: Für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist ausschließlicher Gerichtsstand Hamburg (Amtsgericht oder Landgericht Hamburg), sofern der Kunde Kaufmann im Sinne des HGB ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat. Andernfalls gelten die gesetzlichen Regelungen für Gerichtsstand und Zuständigkeit.

    Salvatorische Klausel: Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine gültige Bestimmung ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung so nahe wie möglich kommt.

    Gesamter Vertrag: Diese AGB, die Datenschutzerklärung, der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Leistungsbeschreibung bilden den gesamten Vertrag zwischen den Parteien und ersetzen alle vorherigen Vereinbarungen und Absprachen.

    Abweichungen: Abweichungen von diesen AGB sind nur gültig, wenn sie schriftlich von beiden Parteien unterzeichnet sind.

    Kontakt: Bei Fragen, Anmerkungen oder Anliegen bezüglich dieser AGB können Kunden Patientloop unter den auf der Website veröffentlichten Kontaktdaten erreichen.

    Stand: Februar 2026